MESSAGE DU BUREAU DE LA SYNDIQUE
Par les Dres Johanne Perreault et Sylvia Campbell, optométristes, syndique adjointe et syndique
Je quitte un bureau où il n’y a pas d’autre optométriste
Que faire avec mes dossiers ?
Malgré l’obligation faite par l’article 90 du Code de déontologie des optométristes, plusieurs optométristes n’ont pas d’entente écrite identifiant le gardien des dossiers optométriques dans la ou les clinique(s) où ils exercent. De nombreux optométristes travailleurs autonomes ayant l’impression qu’ils n’ont aucune responsabilité dans leurs lieux d’exercice en dehors des examens oculovisuels sont ainsi dans l’erreur.
En effet, la responsabilité de conservation des dossiers et d’accès du patient à ses informations personnelles revient à un optométriste et par conséquent, ne peut être confiée à l’opticien d’ordonnances propriétaire ou à l’exploitant de la clinique où vous travaillez. À cet égard, les optométristes sont non seulement assujettis à leurs obligations déontologiques, mais également aux exigences posées par la nouvelle Loi 5, soit la Loi sur les renseignements de santé et de services sociaux.
Absence d’optométriste après votre départ
Voici un scénario problématique pour lequel nous sommes interpellés à l’occasion : un optométriste quitte la clinique propriété d’un opticien d’ordonnances où il était le seul à faire des examens et l’opticien n’a pas réussi à remplacer l’optométriste.
Dans ce cas, l’optométriste est souvent surpris d’apprendre que le bureau de la syndique le tient responsable des dossiers des patients qui l’ont consulté, mais aussi de ceux des optométristes qui l’ont précédé dans ce lieu d’exercice.
Nous sommes en effet d’avis que des optométristes qui partagent un même dossier pour les différentes consultations d’un patient devraient assumer des obligations conjointes quant à la garde des dossiers quand ils ont omis de préparer et signer une entente à ce sujet. Dans ces cas où aucun optométriste n’avait été désigné comme gardien, le dernier optométriste devrait donc, lors de son départ, s’occuper aussi des dossiers des patients qui y ont consulté des collègues.
Si la clinique ne trouve pas d’autre optométriste, le dernier en poste devra donc s’assurer que tous les dossiers optométriques de la clinique demeurent en sécurité, qu’ils ne soient pas détruits avant d’être inactifs et que les patients aient accès aux informations qui y sont consignées dans les délais requis. Il ne pourra par ailleurs se libérer de cette responsabilité que lorsqu’ un nouvel optométriste exercera en ces lieux et acceptera de prendre en charge la garde de ces dossiers.
Dans une telle situation, l’optométriste pourrait être appelé à se déplacer à son ancienne clinique aussi souvent que nécessaire pour s’occuper de ce mandat. Il devra contacter au besoin l’optométriste concerné pour signer les copies d’ordonnance, remplir les rapports ou formulaires et faire les résumés de dossier lorsque des demandes seront faites en ce sens. S’il est impossible de joindre cet optométriste, il pourrait devoir répondre lui-même à ces demandes. Il lui sera possible de s’acquitter de certaines de ces obligations à distance, mais nous sommes d’avis qu’un minimum de vérifications devra être fait afin de s’assurer que les règles applicables en matière de conservation et confidentialité soient respectées en son absence.
Il pourrait être envisagé de confier la garde des dossiers à un optométriste exerçant chez un compétiteur. C’est une option qui n’est généralement pas vue favorablement par le propriétaire de la clinique que vous quittez. Il en serait de même si vous choisissiez de partir avec les dossiers, de les entreposer et de les retourner à la clinique quand un nouvel optométriste y fera des examens.
Notons par ailleurs que le bureau de la syndique ne souhaite pas se retrouver dans une situation où il devra aller récupérer des dossiers, les entreposer, trouver un optométriste acceptant d’en assurer la garde et gérer les demandes des patients voulant une copie d’ordonnance ou dossier. Si le dernier optométriste à quitter un bureau d’opticien d’ordonnances ne s’acquitte pas de ses obligations en matière de garde des dossiers et d’accessibilité aux informations personnelles, il pourrait ainsi éventuellement voir une plainte en discipline déposée contre lui.
Différend sur la possibilité ou non de partir avec une copie des dossiers
Il n’est pas rare que nous soyons interrogés au sujet de l’obligation de permettre à un optométriste de quitter une clinique avec une copie des dossiers des patients qui l’ont consulté.
En vertu, encore ici, de l’article 90 du Code de déontologie des optométristes, un optométriste peut apporter une copie des dossiers des patients qui l’ont consulté à moins d’une entente écrite spécifiant le contraire.
Prenez cependant note que le code de déontologie ne précise pas les modalités d’application quand un optométriste exerce son droit d’apporter une copie de ses dossiers. Qui dressera la liste des patients concernés ? Qui fera les copies ? À quel coût ? Quel délai est accordé pour réaliser ce travail qui peut demander plusieurs heures de travail ? Les intérêts des deux parties en cause peuvent différer. C’est pourquoi il est préférable de prévoir des modalités à cet effet à votre arrivée notamment par la signature du document exigé par l’article 90.
Nous vous enjoignons donc à vous acquitter des obligations relatives à l’article 90 dans tous vos lieux d’exercice, et ce, dès votre premier jour de travail, et garder en mémoire vos obligations quant à la garde des dossiers surtout si vous y êtes le seul optométriste en poste.
Retour sur la conservation des dossiers
Une personne qui n’a pas demandé des services dans une clinique d’optométrie dans les cinq dernières années est considérée comme un patient inactif. Il est alors possible de détruire son dossier ou d’anonymiser les renseignements qui s’y retrouvent, suivant les exigences de la Loi 5.
Le dossier d’un patient actif doit être conservé dans son entièreté, ce qui inclut toutes les informations colligées depuis la première visite de cette personne. Il est permis d’archiver une partie d’un dossier patient, mais une note à cet effet doit figurer dans le document épuré et au besoin, vous ou le patient pourrez avoir accès aux éléments retirés.
Ce principe s’applique pour les dossiers qui sont numérisés après leur vie sur papier. Il n’y a pas d’obligation de faire une numérisation de tous les documents, mais ceux qui ne le seront pas doivent être conservés ailleurs ou sur un autre support.
RAPPEL concernant les publicités sur les médiaux sociaux tels Facebook ou Instagram
Le bureau de la syndique constate régulièrement des manquements aux obligations professionnelles dans la publicité des optométristes. Ces irrégularités nous semblent plus fréquentes sur les médiaux sociaux comme Facebook ou Instagram.
Il ne faut pas oublier que les règles applicables sont les mêmes que si vous aviez un panneau sur une rue passante de votre quartier. Voir à ce sujet les articles 81 à 87 du Code de déontologie des optométristes et les Lignes directrices sur les titres, désignations et publicités en optométrie.
