MESSAGE DU BUREAU DE LA SYNDIQUE
Par la Dre Johanne Perreault, optométriste et syndique
Dossiers optométriques
Que faire en cas de retraite, de congé ou de changement de bureau?
Les règles relatives à la conservation et à la garde des dossiers optométriques sont importantes sur différents plans, notamment pour assurer la protection des renseignements personnels et la continuité des services pour les patients. Ces règles peuvent toutefois s’avérer complexes, en fonction des différentes situations dans lesquelles un optométriste peut se trouver au moment du départ à la retraite, d’un congé parental ou de maladie ou lorsqu’il quitte un bureau pour aller pratiquer ailleurs.
Voici une synthèse des principales règles applicable
Votre situation
Dans tous les cas, les dossiers optométriques doivent être sous la garde d’un optométriste ou d’un établissement (un centre de réadaptation par exemple).
Vous prenez votre retraite, un congé parental ou de maladie
(ou pour toute autre raison)
Si vous exercez avec d’autres optométristes au sein d’un bureau, vous n’avez habituellement pas à céder vos dossiers ou à trouver un gardien provisoire, puisque vos collègues devraient en assumer la garde après votre départ. Aucune publication n’est alors requise.
Autrement, vous devez trouver un optométriste qui accepte la cession définitive ou la garde provisoire de vos dossiers. Il pourrait s’agir d’un optométriste qui va vous remplacer ou qui exerce dans un autre bureau. Ça ne peut toutefois pas être un opticien d’ordonnances ou un ophtalmologiste. Assurez-vous que l’optométriste qui prendra vos dossiers s’acquittera des obligations de publication prévues par règlement (obligatoire pour une cessation définitive ou garde temporaire de plus de 6 mois).
Si vous exercez en établissement (un centre de réadaptation par exemple), le dossier de l’usager restera sous la responsabilité de ce dernier. Il n’y a pas de mesures à prendre concernant la cession ou la garde provisoire du dossier.
Ne pas oublier d’aviser l’Ordre avant votre retraite ou votre congé (formulaire ici).
Si vous quittez un bureau pour aller exercer ailleurs
Il faut vérifier quelle est l’entente qui vous lie avec le bureau que vous quittez, notamment en ce qui concerne la propriété et la garde des dossiers.
Selon le cas:
- Vous pouvez soit laisser vos dossiers aux optométristes qui continuent d’y exercer et qui acceptent d’en assurer la garde (il ne peut s’agir d’un opticien d’ordonnances ou d’un ophtalmologiste).
- Vous pouvez soit continuer d’assumer vous-mêou, autrement, en les conservant sur place si vous pouvez toujours y avoir accès (notamment pour répondre aux demandes des patients et pour veiller à leur confidentialité).
- Si vous laissez vos dossiers au bureau que vome la garde de vos dossiers en les emportant dans votre nouveau lieu d’exercice us quittez, vous pouvez en apporter une copie si vous le souhaitez, à moins d’avoir renoncé à ce droit par écrit.
Dans le cas d’un établissement, comme un centre de réadaptation, le dossier de l’usager reste sur place et vous ne pouvez généralement pas apporter des copies avec vous.
Il n’y a pas d’obligation de publication, mais il est fortement recommandé d’informer les patients si les dossiers sont transportés dans un autre lieu.
Ne pas oublier d’aviser l’Ordre de votre changement d’adresse d’exercice (voir votre dossier membre en ligne).
L'OBLIGATION D'AVOIR UNE ENTENTE CLAIRE CONCERNANT LES DOSSIERS ET DE COLLABORER DANS L'INTÉRÊT DU PATIENT
Pour éviter les différents problèmes qui peuvent se présenter, l’optométriste doit[1] prévoir et maintenir les ententes écrites requises pour que la garde et la conservation des dossiers soient en tout temps sous sa responsabilité ou, autrement, sous celle d’un autre optométriste ou d’un établissement. Une telle entente est particulièrement importante dans les relations avec d’autres professionnels, comme des opticiens d’ordonnances ou des ophtalmologistes, ou avec des tiers impliqués dans l’exploitation des bureaux.
Tous les optométristes ont des obligations strictes de collaboration de façon à favoriser l’exercice des droits des patients, notamment en ce qui concerne l’accès à leur dossier et à la rectification.
POURQUOI ACCEPTER LES DOSSIERS D'UN OPTOMÉTRISTE QUI CESSE LA PRATIQUE?
Il semble de plus en plus difficile de trouver un cessionnaire ou un gardien provisoire. Peu d’optométristes semblent vouloir s’occuper des dossiers d’un autre professionnel.
Il fut un temps où les cliniques considéraient ces dossiers patients comme un actif pouvant générer de nouvelles activités économiques pour leur entreprise. Ça ne semble plus être le cas. « Ça prend de l’espace que je n’ai pas » ; « Je n’ai pas le temps et le goût de m’occuper des demandes de personnes qui risquent fort de ne pas devenir mes patients et voudront aller chez un compétiteur de toute façon » ou « Je suis incapable de prendre en charge plus de patients ». Plusieurs optométristes n’y voient que des obligations et peu d’avantages, ce qui motive leur refus.
Serait-il possible d’en atténuer les difficultés?
Vous pourriez exiger que l’optométriste fasse le ménage de ses dossiers et qu’il détruise les dossiers inactifs. Pourquoi ne pas louer un espace supplémentaire au besoin? Pourquoi serait-il interdit de demander une compensation pour le service que vous rendez à l’optométriste qui veut céder ses dossiers?
Sachez par ailleurs que si aucun optométriste n’accepte ce mandat, l’Ordre prendra la relève moyennant des frais administratifs. Ce n’est cependant pas l’idéal pour les patients.
De notre côté, nous tenons à ce que les patients ne soient pas pénalisés par le départ d’un optométriste et qu’ils auront facilement accès à leur dossier. Pensons seulement à tous ces patients qui voudront une copie de leur dernière ordonnance encore valide.
Nous faisons donc appel à votre professionnalisme et à votre solidarité afin d’aider vos collègues en fin de carrière ou ceux qui font, volontairement ou non, une pause. Nous vous invitons à communiquer avec nous si vous recevez une demande en ce sens et que vous hésitez à l'accepter. Nous répondrons avec plaisir à vos questions quant à vos obligations et responsabilités.
[1]Article 90 du Code de déontologie des optométristes.