Adjoint-e exécutif-ve
Télétravail hybride :: Temps plein
Échelle salariale : 55 000 à 65 000$
Pourquoi travailler à l’Ordre?
- Joindre une organisation à échelle humaine, une équipe dynamique et inclusive d’une dizaine de personnes
- Œuvrer dans un contexte de travail stimulant et de collégialité
- Intégrer un milieu de travail qui privilégie le travail d’équipe, mais aussi l’autonomie
- Bénéficier d’avantages sociaux et d’un salaire compétitif
- Évoluer au sein d’un milieu flexible afin d’adapter l’horaire aux réalités familiales et qui offre un horaire d’été ainsi que la possibilité de télétravail;
- Un lieu de travail facilement accessible en transport en commun (métro Berri-Uqam)
PRINCIPALES RESPONSABILITÉS
L’adjoint-e exécutif-ve est principalement responsable de la coordination et du soutien administratif relatif aux activités du comité d’inspection professionnelle sous la responsabilité de la direction générale ou de la présidence du comité d’inspection professionnelle;
En lien avec les fonctions attribuées, la personne doit :
- Planifier le calendrier des inspections avec le comité et les inspecteurs
- Planifier les rencontres du comité ainsi les inspections et voir à la réalisation des envois ou autres communications en lien avec le processus d’inspection professionnelle
- Effectuer l’ouverture et la constitution des dossiers d’inspection professionnelle, analyser les documents reçus et procéder à la demande des pièces manquantes, le cas échéant
- Guider les membres pour l’envoi des documents électroniques en lien avec les inspections et mettre à jour au besoin des guides d’utilisation
- Répondre aux demandes (appels téléphoniques, courriels) provenant des membres du comité d’inspection professionnelle et des optométristes et les référer aux intervenants pertinents, au besoin
- S’assurer du bon cheminement des communications et des dossiers d’inspection professionnelle avec les inspecteurs, en maintenant à jour les différents calendriers et autres outils et en effectuant les suivis nécessaires
- Assurer la mise à jour des bases de données et autres systèmes informatiques et classement
- Réviser et effectuer la mise en page de divers documents (ex. : lettre, avis d’inspection, rapport d’inspection et recommandations, etc.) à partir de lettre type
- Agir à titre d’aide-conseil pour le comité afin de développer, mettre à jour et standardiser les procédures
- Produire les rapports trimestriels et annuels et autres statistiques
- Préparer des présentations PowerPoint, à l’occasion
- Mener un projet spécial pour le comité d’inspection professionnelle pour le développement d’outils et la transition numérique afin de faciliter la réalisation des inspections en présentiel et à distance
Au terme du projet spécial à l’inspection professionnelle, d’autres tâches seront confiées à l’adjoint-e exécutif-ve, notamment afin de réaliser toutes autres tâches administratives requises pour assurer le bon fonctionnement de l’organisation, en complémentarité avec les autres membres de l’équipe.
Ce profil vous ressemble?
- Formation collégiale en bureautique, administration, bureautique ou tout autre domaine pertinent;
- Expérience minimale de 3 ans dans un poste similaire;
- Excellente capacité rédactionnelle et de communication en français;
- Habiletés en communication orale et écrite en anglais (niveau intermédiaire);
- Excellente maîtrise de la Suite Office 365 (Word, Excel, PowerPoint);
- Esprit d’équipe, polyvalence, intégrité, débrouillardise et autonomie.
- Autonomie et rigueur;
- Orientation service à la clientèle;
- Résolution de problème;
- Sens des priorités.
Conditions offertes :
- Poste permanent de 35 heures/semaine (8h30 à 16h30)
- Échelle salariale entre 55 000 à 65 000$, salaire établi selon l’expérience et la formation, conformément à la politique de l’Ordre des optométristes du Québec
- Gamme complète d’avantages sociaux :
- Prime d’assurances collectives individuelles payée par l’employeur et familiale à 50%
- Assurance dentaire
- Assurance invalidité
- Assurance maladie complémentaire
- Assurance vie
- Service de soins de santé virtuels
- Remboursement examen oculovisuel et lentilles ophtalmiques jusqu’à concurrence de 300 $ par année
- Cotisation REER de 10% du salaire annuel
- Remboursement des frais de transports en commun
- Horaires de travail flexibles adaptés aux diverses réalités :
- 4 semaines de vacances après un an de service continu
- 5 jours de congés mobiles
- Horaire estival allégé sur 4 jours ½
- Politique de travail hybride (télétravail 3 jours et présentiel 2 jours par semaine)
- Fermeture des bureaux 8 jours (congés payés) à la période des fêtes
- Bureaux facilement accessibles par transport en commun (métro Berri-UQAM)
- Accès à un stationnement pour les vélos et à des douches dans l’immeuble
- Programme de perfectionnement et accès à des formations
- Droit à la déconnexion
Entrée en fonction : début décembre 2022
Les entrevues se dérouleront à compter de la fin novembre. Nous remercions à l’avance tous(tes) les candidats, mais seules les personnes sélectionnées pour une entrevue seront contactées.
L’inclusion et l’ouverture à la diversité sont des principes qui nous sont chers. Nous encourageons toute personne intéressée par ce poste à nous manifester son intérêt.
Pour postuler, prière de faire parvenir votre candidature à Mme Claudine Champagne, directrice générale adjointe.